Registre UBO : les documents justificatifs obligatoires, avant le 31 août 2021

Depuis 2019, toutes les « entreprises », dont les ASBL, doivent compléter le registre UBO.

Un AR adopté en septembre 2020 ajoute cependant une nouvelle obligation en vue de vérifier que les informations enregistrées dans le registre sont bien « adéquates, exactes et actuelles ». A cet effet, il faut, pour chaque bénéficiaire, télécharger un document (PDF) permettant de prouver la véracité des informations encodées dans le registre.

L’Arrêté royal ne donne pas de liste précise de ce que sont ces documents, mais dans le cas d’une ASBL, il s’agira le plus souvent de l’extrait publié au Moniteur Belge  via le « formulaire 1 ». A défaut de tel document, tout autre PV, copie de carte d’identité ou de passeport, etc. peuvent également faire foi.

Cette formalité, qui était jusque-là une possibilité, est donc à présent obligatoire. Elle doit être vérifiée pour le 31 aout 2021 au plus tard. Plus d’information concernant ces modalités sont expliquées sur le site du SPF Finances (où sont disponibles FAQ et vidéos explicatives). Par ailleurs, une page est explicitement consacrée à la procédure qu’il faut suivre pour uploader « ces documents justificatifs ».

A noter enfin, et ce n’est pas une nouveauté, que les informations encodées dans le registre UBO doivent être validées chaque année, même si aucun changement n’a eu lieu. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton « confirmation annuelle » qui est accessible dans le registre, relativement à chaque structure.  

Une note préparée par l’équipe conseil de La Boutique de Gestion – Loïc Bodson –