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Points d’attention pour la révision des statuts et le dépôt au greffe

Depuis le 1er janvier, les statuts des sociétés et des ASBL doivent être conforme au CSA. Si ceux-ci ne sont pas encore en conformité, pas de panique, La Boutique de Gestion vous propose trois formules pour vous aider dans ces démarches.

Hormis la réécriture de vos statuts, l’intégralité des démarches à réaliser pour leur adoption et leur  publication est reprise dans cette note en pdf.

 Nous mettons ici en avant quelques points d’attention à ne pas négliger :

Avant l’AG.

C’est donc l’AG qui doit valider les statuts. Pour ce faire, l’OA doit travailler à une proposition de révision. Il faut donc dans l’ordre :

  • Valider cette proposition de révision des statuts lors d’une réunion d’OA
  • Envoyer le projet de statuts  à l’AG 15 jours (calendrier) au préalable.

Pendant l’AG.

La procédure de révision statutaire est strictement encadrée par la loi, et impose notamment que 2/3 des membres soient présents ou représentés (procurations). Si ce quorum n’est pas atteint, une seconde réunion d’AG peut être organisée plus de 15 jours (calendrier) plus tard et moyennant l’envoi d’une nouvelle convocation (avec le projet de révision des statuts annexés), Pour cette seconde réunion, le vote pourra avoir lieu quel que soit  le nombre de membres présents ou représentés.

Concernant le vote, les quorums sont également imposés par la loi :

  • Il sera de 4/5ème des voix (parmi les membres présents et représentés) concernant la révision de l’article ou des articles qui reprennent le but social et l’objet,
  • et il sera de 2/3 des voix pour tous les autres articles.

L’OA doit veiller à résumer les discussions dans un PV d’AG, auquel doivent être attachés les statuts tels que validés à la fin de la réunion. Ce PV doit être finalisé et signé (en original) en deux exemplaires dans les 30 jours qui suivent la réunion d’AG, pour le dépôt au greffe. Un exemplaire sera conservé au siège de l’ASBL, l’autre sera à déposer au greffe.

Après l’AG.

  • Une fois l’AG tenue, et le PV écrit et signé en deux exemplaires, le formulaire I doit être complété.
  • Dans les 30 jours qui suivent l’AG, il faut donc aller déposer les documents au greffe.
  • Hormis la preuve de payement, le PV d’AG (avec les statuts annexés) signé en original et le formulaire I imprimé en 3 exemplaires signés en original, il n’y a en principe pas d’autre documents à déposer au greffe. Cependant, attention : en fonction des greffes d’autres documents sont exigés.

Pour éviter tout problème :

  • Contactez impérativement le greffe dont vous dépendez (de préférence par mail), pour qu’il vous confirme la liste des documents à déposer. Pour trouver les coordonnées de votre greffe, utilisez le moteur de recherche proposé par le SPF Justice. Une fois la page affichée en fonction de l’adresse du siège, cliquez sur « Tribunal de l’entreprise », puis sur « Registre des personnes morales ».
  • Faites en sorte que le dépôt soit fait pendant les heures d’ouverture du greffe, par l’un des administrateurs ou l’une des administratrices, et de la sorte, ils auront un retour direct du greffe s’il manque l’une ou l’autre signature (que l’administrateur ou l’administratrice pourra faire en direct), ou d’autres documents. Par ailleurs, l’accusé de réception sera remis directement à la personne qui effectue le dépôt.

Une note préparée par l’équipe conseil de La Boutique de Gestion –

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