Organiser les réunions de CA et l’AG annuelle pendant le confinement

Etant donné les consignes actuelles de distanciation sociales, comment organiser au mieux les réunions de CA et d’AG de votre ASBL ?

Conseil d’administration

Concernant les réunions de votre CA, qui, vu les circonstances exceptionnelles liées à l’épidémie, a peut-être déjà dû prendre une ou plusieurs décisions en urgence, la loi précise que ses réunions sont collégiales. La collégialité implique donc que les points de vues de chacun puissent être échangés et débattus, et qu’en principe, l’échange à lieu « en direct ». Les outils permettant les vidéoconférences nous semblent donc garantir la collégialité.

Par ailleurs, si vos statuts ne l’interdisent pas, le « Code des sociétés et associations » autorise que certaines décisions puissent être prises « par écrit », l’écrit supposant que l’on puisse décider « à distance » dans des circonstances où l’on échangerait donc pas obligatoirement « en direct » (… mais en « différé »). Dans ce cas, c’est important de le souligner, le Code impose que ces décisions soient « unanimes ». Concernant ce type de décision par écrit, il s’agit donc :

• d’adopter un texte commun, pour lequel toutes les personnes siégeant au CA se sont mises d’accord sur toutes les lignes, et par ailleurs
• de se ménager la preuve que chacun.e des administra.teur.trice.s valide l’entièreté de ce texte, de manière explicite et sans réserve et
• d’acter ensuite clairement la décision dans un PV de CA.

Si ces conditions sont respectées, la procédure pourrait donc être menée par mail. Si par contre une décision est prise par écrit sans qu’elle soit unanime, elle pourrait ensuite être contestée par celui ou celle qui n’a pas participé à cette décision, ce qui pourrait obliger le CA à délibérer à nouveau… si tant est que l’on puisse « revenir en arrière » sans conséquences dommageables pour l’ASBL, ou au niveau de la responsabilité du CA.

En conclusion, durant cette période de confinement, les réunions de CA peuvent se tenir :

• Soit par vidéoconférence
• Soit par échanges écrits et unanimes (mails), pour autant que les conditions ci-dessus soient respectées.

Assemblée générale

Concernant l’organisation des AG, rien n’est par contre prévu dans loi par rapport à la possibilité d’une procédure écrite ou autre vote à distance. Même si celui-ci est autorisé pour les sociétés, il est contesté en ASBL. Nous nous rallions à ce point de vue : l’AG est une assemblée délibérante, et l’organisation de réunions en présence physique d’un maximum de membres (ou de procurations), au sein desquelles ils débattent, avant de procéder à chaque vote, est vivement encouragée.

Le vote à distance en AG n’est donc pas prévu par la loi, et surtout, il n’est pas sans risque. En effet, il pourrait exposer les ASBL qui y on recourt à des contestations de la part de certains membres, et donc à la nullité des décisions de ces AG tenues à distance. Prudence, donc…

Au-delà de la question du vote, il faut surtout et en premier lieu s’interroger sur l’urgence qu’il y aurait à organiser une AG en cette période de confinement. Au vu d’une part des circonstances exceptionnelles, et d’autre part au vu des communications du Ministre de la justice, il semblerait de toute façon que rien ne presse.

Précisément, et pour rappel, la loi prévoit que les comptes doivent être approuvés en AG dans les 6 mois de leur clôture (si la fin de l’exercice social est au 31/12, vous avez donc jusqu’au 30 juin), et qu’il faut ensuite les déposer au greffe (ou à la « centrale des bilans » de la Banque nationale) dans le mois qui suit l’AG, (et donc au plus tard jusqu’au 31 juillet).

Par ailleurs, le Ministre Koen Geens a annoncé le 29 mars que dans le cadre des « pouvoirs spéciaux relatifs à la justice », plusieurs arrêtés ministériels sont en cours d’élaboration motivés par l’urgence sanitaire et la protection de  la santé de la population  « en évitant toute proximité physique inutile ». Vu ce communiqué, et vu le contexte actuel, les différents cas de figures pour l’organisation de votre AG annuelle sont donc les suivants :

• Soit vos statuts prévoient, pour l’approbation des comptes, un délai plus court que les 6 mois légaux, et vu les mesures de confinement vous ne serez pas en mesure de respecter ce délai, pas de panique.

1. Si l’AG n’est pas urgente, vous pouvez en tout état de cause la reporter et l’organiser « post confinement ». Prévenez vos membres du report de l’AG en raison de circonstances exceptionnelles liée à l’épidémie, et qui ont justifié que le respect des consignes du Conseil national de sécurité et la santé des membres, ont primé sur le respect des statuts. Partant, on imagine que ce report de la date d’AG ne fera pas l’objet de contestation… et même si c’était le cas, elles seraient sans doute infondées au vu des risques actuels de propagation.
2. Si cette AG est réellement urgente, et que vous devez la tenir durant le confinement, le communiqué du Ministre indique que « les réunions peuvent se tenir à la date prévue (…) pour l’association concernée, mais alors par voie électronique ou par écrit en raison de la crise du coronavirus ».

• Si vos statuts renvoient au délai légal de 6 mois, le communiqué du Ministre de la justice incite au report des réunions d’AG après la période de confinement. Fait exceptionnel, le délai légal de 6 mois est étendu puisque le Ministre indique que ce report pourra s’étendre jusqu’à 10 semaines après la date limite du 30 juin.

Les détails de ce communiqué sont accessibles sur le site du Ministre Geens.

On le voit, une AG « à distance » pourrait être donc organisée de manière exceptionnelle. Chaque ASBL évaluera donc le degré d’urgence… et si elle estime qu’il faut recourir à ce type d’AG, il ne faut pas perdre de vue les aspects suivants :

1. Le recours aux nouvelles technologies pourrait défavoriser certains membres, moins bien équipés, ou ayant moins de compétences informatiques. Il est donc important de s’enquérir de la situation de chacun à ce niveau.
2. Si le recours à l’outil informatique est choisi, allez vers des solutions de type « vidéoconférence », qui permettent l’échange de points de vue en direct, et l’interaction, afin que cette assemblée à distance soit la plus délibérante possible. En d’autres termes, faites en sorte que chaque membre puisse faire entendre sa voix et puisse adresser ses questions (idéalement, à l’avance), et que cette voix et ces questions soient rendues accessibles, ou entendue par tous les autres membres. De la sorte, vous garantirez le débat.
3.  Au moment de la conception de l’ordre du jour, triez scrupuleusement les points qui seront abordés. La loi impose de voter annuellement les comptes, la décharge et le budget. Ce sont donc ces points qui pourront constituer l’urgence. A côté de ces sujets, n’ajoutez si possible que le strict minimum, et évitez bien évidemment les plus polémiques, ou ceux qui nécessitent une délibération approfondie (comme par exemple, une révision des statuts, ou l’exclusion d’un membre).
4. Par ailleurs, cette AG à distance doit bien évidemment respecter toutes les conditions d’une AG, et notamment l’envoi des convocations ET des documents afférents à l’ordre du jour dans le respect du délai mentionné dans vos statuts (qui doit être de 15 jours minimum). Doivent donc être évidemment envoyés avec la convocation : les comptes, le projet de budget, et si besoin, le rapport annuel, la liste des candidat.e.s au CA, etc. Sont également d’application les quorums de présence et de vote mentionnés dans vos statuts (ou ceux qui sont à présent contenus dans le Code des sociétés et associations et qui s’appliqueront en l’absence de précision des statuts, à savoir une majorité de présents ou représentés, qui votent à la majorité absolue). Enfin, les règles prévues pour les procurations et définies par vos statuts s’appliqueront également, et il faudra en faire une vérification scrupuleuse avant d’entamer les débats.

Notez enfin que les Tribunaux de l’entreprise et leurs greffes fonctionnent au ralenti, et en tout cas, à bureau fermé jusqu’au moins le 19 avril. Afin de vous tenir au courant de la situation, consultez régulièrement le site « Cours et Tribunaux » en n’hésitant pas à consulter sur ce site les modalités précises de fonctionnement du « Greffe des personnes morales » dont dépend votre association.

Retrouvez également l’article sur la procédure simplifiée pour le chômage temporaire imputable au coronavirus.

Un article (mis à jour le 1er juin) préparé par l’équipe conseil de La Boutique de Gestion – Loïc Bodson –