Organisation des CA et de l’AG face aux mesures de distanciation sociale.

Etant donné les consignes actuelles de distanciation sociales, comment organiser au mieux les réunions de CA et d’AG de votre ASBL ?

Conseil d’administration

Concernant les réunions de votre CA, qui, vu les circonstances exceptionnelles liées à l’épidémie, a peut-être déjà dû prendre une ou plusieurs décisions en urgence, la loi précise que ses réunions sont collégiales. La collégialité implique donc que les points de vues de chacun puissent être échangés et débattus, et qu’en principe, l’échange à lieu « en direct ». Les outils permettant les vidéoconférences nous semblent donc garantir la collégialité.

Par ailleurs, si vos statuts ne l’interdisent pas, le « Code des sociétés et associations » autorise que certaines décisions puissent être prises « par écrit », l’écrit supposant que l’on puisse décider « à distance » dans des circonstances où l’on échangerait donc pas obligatoirement « en direct » (… mais en « différé »). Dans ce cas, c’est important de le souligner, le Code impose que ces décisions soient « unanimes ». Concernant ce type de décision par écrit, il s’agit donc :

• d’adopter un texte commun, pour lequel toutes les personnes siégeant au CA se sont mises d’accord sur toutes les lignes,
• par ailleurs, de se ménager la preuve que chacun.e des administra.teur.trice.s valide l’entièreté de ce texte, de manière explicite et sans réserve,
• et d’acter ensuite clairement la décision dans un PV de CA.

Si ces conditions sont respectées, la procédure pourrait donc être menée par mail. Si par contre une décision est prise par écrit sans qu’elle soit unanime, elle pourrait ensuite être contestée par celui ou celle qui n’a pas participé à cette décision, ce qui pourrait obliger le CA à délibérer à nouveau… si tant est que l’on puisse « revenir en arrière » sans conséquences dommageables pour l’ASBL, ou au niveau de la responsabilité du CA.

En conclusion, durant cette période de confinement, les réunions de CA peuvent se tenir :

• Soit par vidéoconférence
• Soit par échanges écrits et unanimes (mails), pour autant que les conditions ci-dessus soient respectées.

Point d’attention sur les comptes et budgets en période de Covid-19

La Crise sanitaire Covid-19 impacte la vie de nos ASBL et plus particulièrement leurs finances. Dans ce cadre, lors de la clôture et approbation des comptes annuels, l’organe d’administration doit prendre en considération ces deux points :

• Le principe de continuité de l’association
• Les évènements postérieurs à la date de clôture des comptes (31/12/2019)

Le principe de continuité

L’organe d’administration doit prouver que l’association a la capacité de continuer son activité malgré la crise sanitaire que nous connaissons et ce sur les 12 mois au moins qui suit la clôture des comptes. En d’autres mots, le budget annuel (et éventuellement un plan de trésorerie) de l’année 2020 doit démontrer que l’activité continue à être viable. Des explications qualitatives (non chiffrées ) devront certainement compléter ces données chiffrées.

Evénements postérieurs à la date de clôture des comptes (31/12/2019)

Evénements survenus après la date de clôture = Evénements survenus entre la date de clôture et la date de l’Assemblé générale

La crise sanitaire Covid-19 est un évènement survenu après la clôture qu’il convient de déclarer dans le rapport annuel (si il existe) et dans l’annexe des comptes annuels.
Si les comptes sont approuvés et publiés sans mentionner cet évènement qui pourrait remettre en cause le principe de continuité de l’ASBL, les comptes devront être adaptés en tenant compte de cette information. L’article 3 :19 du CSA prévoit une correction des comptes annuels dans certaines circonstances, et parmi ces circonstances, l’épidémie doit être renseignée dans les annexes et préciser en quoi cette épidémie influencera ou pas la situation financière future.
Plus d’informations sur le site du Centre d’Information du Révisorat d’Entreprise.

Assemblée générale

Précisément, et pour rappel, la loi prévoit que les comptes doivent être approuvés en AG dans les 6 mois de leur clôture (si la fin de l’exercice social est au 31/12, vous avez donc jusqu’au 30 juin), et qu’il faut ensuite les déposer au greffe (ou à la « centrale des bilans » de la Banque nationale) dans le mois qui suit l’AG, (et donc au plus tard jusqu’au 31 juillet).

Concernant l’organisation des AG, rien n’est prévu dans loi par rapport à la possibilité d’une procédure écrite ou autre vote à distance. Même si celui-ci est autorisé pour les sociétés, il est contesté en ASBL. Nous nous rallions à ce point de vue : l’AG est une assemblée délibérante, et l’organisation de réunions en présence physique d’un maximum de membres (ou de procurations), au sein desquelles ils débattent, avant de procéder à chaque vote, est vivement encouragée. Le vote à distance en AG n’est donc pas prévu par la loi, et surtout, il n’est pas sans risque. En effet, il pourrait exposer les ASBL qui y on recourt à des contestations de la part de certains membres, et donc à la nullité des décisions de ces AG tenues à distance. Prudence, donc…

Cependant, en raison de la crise du Coronavirus, il peut être possible, jusqu’au 30 juin, d’envoyer une convocation pour une AG qui se tiendrait de manière exceptionnelle à distance. C’est en effet ce que prévoit l’AR n°4 concernant la tenue des AG dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19 qui a été publié au Moniteur belge le 9 avril 2020 . Cet arrêté, qui était applicable jusqu’au 3 mai, est à présent applicable jusqu’au 30 juin.

Différents cas de figure

Si vos statuts prévoient, pour l’approbation des comptes, un délai plus court que les 6 mois légaux, et qu’au vu des mesures de confinement, vous ne serez pas en mesure de respecter ce délai, ou le délai légal, pas de panique.

Vu le contexte actuel, les différents cas de figures pour l’organisation de votre AG annuelle sont les suivants :

1. Si l’AG n’est pas urgente, un communiqué du Ministre de la justice daté du 29 mars incite au report des réunions d’AG après la période de confinement pour éviter « toute proximité physique inutile ». Donc, et même si vos statuts prévoient un délai plus court que le délai prévu dans la loi, vous pouvez en tout état de cause l’organiser « post confinement », en fonction de l’évolution des consignes données par le Conseil National de Sécurité. Prévenez vos membres du report de l’AG en raison de circonstances exceptionnelles liée à l’épidémie, et qui ont justifié que le respect des consignes du Conseil national de sécurité et la santé des membres, ont primé sur le respect des statuts .
   
   Par ailleurs, fait exceptionnel, ce report pourra aller au-delà du délai de 6 mois prévu dans le Code des sociétés et associations. En effet, l’AR mentionné ci-dessus, et qui a été pris en vertu de « pouvoirs spéciaux relatifs à la justice » étend le délai légal et autorise le report de la tenue de l’AG jusqu’à 10 semaines après la date limite du 30 juin.
   
   
2. Si cette AG est réellement urgente, mais que les mesures de confinement ne vous autorisent pas à réunir physiquement tous les membres de l’ASBL, le même AR autorise que les AG se tiennent par voie électronique ou par écrit. Ceci est valable pour toute AG dont la convocation est envoyée avant le 30 juin. Une convocation envoyée au-delà de cette date ne pourra donc porter que sur une AG en présence physique des membres. .

De manière exceptionnelle …

On le voit, une AG « à distance » pourrait être donc organisée de manière exceptionnelle. Chaque ASBL évaluera donc le degré d’urgence… et si elle estime qu’il faut recourir à ce type d’AG, il ne faut pas perdre de vue les aspects suivants :

1. Le recours aux nouvelles technologies pourrait défavoriser certains membres, moins bien équipés, ou ayant moins de compétences informatiques. Il est donc important de s’enquérir de la situation de chacun à ce niveau.
2. Si le recours à l’outil informatique est choisi, allez vers des solutions de type « vidéoconférence », qui permettent l’échange de points de vue en direct, et l’interaction, afin que cette assemblée à distance soit la plus délibérante possible. En d’autres termes, faites en sorte que chaque membre puisse faire entendre sa voix et puisse adresser ses questions (idéalement, à l’avance), et que cette voix et ces questions soient rendues accessibles, ou soient entendues par tous les autres membres. De la sorte, vous garantirez le débat.
3.  Au moment de la conception de l’ordre du jour, triez scrupuleusement les points qui seront abordés. La loi impose de voter annuellement les comptes, la décharge et le budget. Ce sont donc ces points qui pourront constituer l’urgence. A côté de ces sujets, n’ajoutez si possible que le strict minimum, et évitez bien évidemment les plus polémiques, ou ceux qui nécessitent une délibération approfondie (comme par exemple, une révision des statuts, ou l’exclusion d’un membre).
4. Par ailleurs, cette AG à distance doit bien évidemment respecter toutes les conditions d’une AG, et notamment l’envoi des convocations ET des documents afférents à l’ordre du jour dans le respect du délai mentionné dans vos statuts (qui doit être de 15 jours minimum). Doivent donc être évidemment envoyés avec la convocation : les comptes, le projet de budget, et si besoin, le rapport annuel, la liste des candidat.e.s au CA, etc. Sont également d’application les quorums de présence et de vote mentionnés dans vos statuts (ou ceux qui sont à présent contenus dans le Code des sociétés et associations et qui s’appliqueront en l’absence de précision des statuts, à savoir une majorité de présents ou représentés, qui votent à la majorité absolue). Enfin, les règles prévues pour les procurations et définies par vos statuts s’appliqueront également, et il faudra en faire une vérification scrupuleuse avant d’entamer les débats.

Notez enfin que les Tribunaux de l’entreprise et leurs greffes fonctionnent au ralenti, et en tout cas, à bureau fermé jusqu’au moins le 19 avril. Afin de vous tenir au courant de la situation, consultez régulièrement le site « Cours et Tribunaux » en n’hésitant pas à consulter sur ce site les modalités précises de fonctionnement du « Greffe des personnes morales » dont dépend votre association.

Un article, mis à jour le 1er juin, préparé par l’équipe conseil de La Boutique de Gestion – Loïc Bodson –