Organisation d’AG : « bureau de l’assemblée » et mesures covid.
Deux choses sur l’organisation des AG
Dans un article précédent, nous vous présentions les nouvelles modalités d’organisation d’AG, qui outre le mode « présentiel » », peuvent à présent s’organiser par voie électronique, ou par écrit.
En cette période de l’année ou les AG sont nombreuses, et face aux questions qui nous sont adressées, il nous semblait important de préciser deux choses relatives à l’organisation des AG.
Bureau de l’assemblée ?
Les questions sont nombreuses par rapport à cette notion qui a été insérée dans le CSA en décembre, sans que l’on puisse en trouver la définition, et d’autant plus que le texte semble obliger les membres de ce bureau à être présents physiquement.
L’UNISOC a posé la question au SPF Justice, afin d’obtenir des précisions concernant ce bureau de l’AG. Il en ressort que si une AG s’organise totalement à distance, et sans désignation de ce bureau (qui, en pratique, est rare), elle ne sera pas forcément considérée comme nulle, sauf si l’on peut prouver que « l’irrégularité commise a pu influencer les délibérations ou le vote ou qu’elle a été commise avec une intention frauduleuse ».
En d’autres termes, « si toutes les personnes qui avaient le droit de participer à la réunion étaient d’accord de l’organiser totalement virtuellement, il n’y aura nullité que si l’intention frauduleuse est démontrée par un tiers ». Nous renvoyons à l’article posté sur le site de l’UNISOC pour plus de détails à ce propos.
Organisation d’AG et interdiction de rassemblement ?
L’autre question récurrente qui nous est adressée concerne l’organisation de l’AG en présentiel (ou en mode « mixte », où une partie des membres serait à distance et l’autre en présentiel), face aux interdictions de rassemblement liées au contexte sanitaire. Pour y répondre, la solution est à trouver sur le site « Info-coronavirus ».
Ce site indique que depuis le 8 mai, les réunions des associations, doivent se dérouler soit à distance par voie électronique (ou écrite), soit selon les règles des activités en contexte organisé.
Ce même site nous donne la définition de ce qu’il faut entendre par « activité en contexte organisé », soit « une activité organisée par une organisation, en particulier un club ou une association et qui se déroule en présence d’un entraineur, encadrant ou superviseur majeur. Pour être considéré comme un club ou une association, il faut au moins disposer de statuts valables, poursuivre un objectif durable/continu et disposer d’un organe de gestion responsable, et cela doit être prouvé démontré ». Toute ASBL répond donc à cette définition.
Pour l’organisation d’une AG en présentiel, et en suivant ce protocole d’activité en contexte organisé, on peut donc lire que le nombre maximum de membres présents est de 25 personnes, qu’elle doit avoir lieu obligatoirement en extérieur, et qu’il faut respecter les règles de distanciation sociale, en particulier le maintien d’une distance de 1,5 m entre chaque personne. D’autres informations peuvent être trouvées dans la FAQ du site « Info-coronavirus ».
Une brève préparée par l’équipe conseil de La Boutique de Gestion – Loïc Bodson – l
