Nouveaux modes d’organisation d’une AG dans le CSA : décision par écrit, et par voie électronique

De nouvelles dispositions

Sans doute motivées par la prolongation des mesures sanitaires, de nouvelles dispositions ont été insérées dans le « Code des sociétés et des associations » (CSA), par la loi du 20 décembre 2020 « portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 ». Pour les ASBL, elles concernent donc l’organisation des AG.

Pour rappel, l’AR n°4, adopté en avril dernier, autorisait temporairement le report des AG ordinaires, au-delà du délai légal, et instaurait pour un temps défini une procédure (extrêmement complexe) de vote par procuration via un nombre restreint de mandataires.

Depuis le mois de septembre dernier, et la fin de ce régime temporaire, l’organisation d’AG était donc revenue à la normale, et à ce qui était prévu depuis toujours dans la loi de 1921 et le CSA. A noter cependant que ces textes n’interdisaient pas selon nous qu’une AG puisse se tenir à distance, comme nous vous l’avions expliqué dans un article publié en novembre dernier.

La loi du 20 décembre, citée ci-dessus, modifie à nouveau le fonctionnement des AG, et apporte une clarification long terme dans le texte même du CSA. En effet, depuis le 24 décembre, sont autorisées, outre les AG « en présentiel », les AG écrites, et les AG tenues par voie électronique.

Cette modification est donc « structurelle » (et pas temporaire), en sachant que les interdictions actuelles de rassemblement liées à la situation sanitaire priment, au moins temporairement, sur ces nouveaux modes d’organisation.

Les AG écrites.

A l’instar de ce qui est déjà autorisé pour le CA via l’article 9:5 du CSA, les AG peuvent à présent prendre une décision par écrit, pour autant qu’elle soit unanime. Ceci est réglé par le nouvel article 9 :14/1, qui ouvre donc la voie aux « assemblées générales écrites ».

Par rapport à cette nouveauté, il faut donc bien noter que :

• Ces décisions peuvent donc être prises « en différé », par exemple par échanges de mails, et donc sur un mode « non délibérant » (car sans débat « en direct ») …
• … mais qu’il faut pour cela aboutir à une unanimité (tous les membres sont d’accord sur tous les aspects de la décision, et l’opposition ou l’abstention d’un seul membre est l’équivalent d’un droit de veto).
• Cette procédure écrite peut s’appliquer à toutes les décisions qui reviennent à l’AG (approbation des comptes et du budget, décharge, désignation ou révocation d’administrateur, etc.), sauf les révisions statutaires qui sont explicitement exclues par la loi (et qui devront donc être adoptées lors d’AG en présentiel, ou par voie électronique).
• Ce nouvel article explique par ailleurs que cette procédure permet de se passer de convocation (ce qui semble logique, vu l’aspect « en différé » et l’absence de débat « en direct »).

Même s’il n’est pas obligatoire d’envoyer une convocation, la tenue de cette AG doit, au-delà de la décision qui a été prise par écrit, aboutir à la rédaction d’un PV, comme pour toute autre AG. Celui-ci sera donc rédigé de la manière la plus claire, sans aucune équivoque quant à la décision qui a été validée à l’unanimité. En pratique, ce type d’AG par écrit pourrait d’ailleurs consister en un envoi du PV pré écrit, que les membres devraient ensuite unanimement approuver.

Les AG par voie électronique.

Un autre article est ajouté au CSA, à savoir l’article 9 :16/1, dont le § 1er indique que « L’organe d’administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’ASBL. Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les membres qui participent de cette manière à l’assemblée générale sont réputés présents à l’endroit où se tient l’assemblée générale. »

Par rapport à cette seconde nouveauté, les statuts ne doivent donc pas spécialement prévoir ce type de fonctionnement, le CA pouvant décider d’y avoir recours librement.

Pour le reste, et dans la lignée des aspects de bonne gouvernance que nous vous recommandions déjà d’appliquer dans le cas d’AG à distance, ce nouvel article du CSA pose comme condition que le système de communication électronique doit être en mesure de contrôler l’identité de chaque membre, et prévoit que des « conditions supplémentaires peuvent être imposées pour l’utilisation du moyen de communication électronique, avec pour seul objectif la garantie de la sécurité du moyen de communication électronique ».

En conséquence, via ce moyen de communication électronique, la loi précise que les membres :

• doivent pouvoir prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée ;
• doivent par ailleurs pouvoir exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer ;
• doivent pouvoir participer aux délibérations et de poser des questions… en sachant que, de manière temporaire et jusqu’au 30 juin 2021, le CA a la possibilité de « motiver dans la convocation à l’assemblée générale la raison pour laquelle l’ASBL ne dispose pas d’un tel moyen de communication électronique ». Ceci est donc uniquement applicable à la participation à la délibération (et pas au vote), et il doit en tout cas obliger le CA à dument motiver ce type de décision, que les membres ne sont pas obligés d’accepter.

Il est également précisé que la convocation à l’AG contient une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance, et que le procès-verbal de l’AG mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l’assemblée générale ou au vote.

Outre le respect de toutes ces nouvelles conditions, il faut également, lors de ces AG à distance, respecter les quorums légaux ou statutaires, ainsi l’ensemble des règles prévues pour une AG en présentiel (procurations, procédures de vote, etc.).

Par ailleurs, comme indiqué par le texte légal, la participation à distance ne s’applique donc qu’aux membres, et en principe pas aux administrateurs et, le cas échéant, au(x) commissaire(s). Les travaux préparatoires indiquent cependant le contraire. De manière pragmatique, et pour favoriser la bonne gouvernance et organiser au mieux les discussions et questions relatives, notamment, à leur décharge, les administrateurs, ou une partie d’entre eux, feront en sorte d’être présents physiquement, au lieu choisi pour la réunion d’AG. Par ailleurs, le CSA impose aussi une présence physique au « bureau de l’assemblée », instance qui n’a pas de définition légale, et qui en pratique, est rare. Il n’est donc pas obligatoire d’instituer ce « bureau de l’assemblée ».

En conséquence, les membres peuvent en tout état de cause participer physiquement à l’AG. L’exposé des motifs de la loi du 20 décembre est explicite à ce sujet. Il s’agit donc d’une possibilité offerte par le CSA, qui autorise le CA à proposer une AG à distance, mais que les membres qui le souhaitent peuvent refuser (par exemple parce qu’ils ne disposent pas du matériel nécessaire). Dans la lignée de ce qui est dit au paragraphe précédent, il est donc recommandé sur le plan de la gouvernance que le CA puisse proposer un lieu où les membres qui le souhaitent puissent se réunir physiquement.

Pour terminer, mentionnons aussi que le CSA prévoit aussi à présent à l’article 9 :16/1, § 2 que « les statuts peuvent autoriser tout membre à voter à distance avant l’assemblée générale sous forme électronique, selon les modalités qu’ils déterminent ». Cependant, ce système de vote préalable à l’AG nous semble compliqué en pratique, puisqu’il faut organiser, de manière électronique, un moyen qui permettrait de certifier la qualité et l’identité des membres. Surtout, ce type de vote empêche toute délibération, et donc, au-delà des aspects techniques difficiles à résoudre, il n’offre donc pas toutes les garanties sur le plan de la gouvernance.

Un article préparé par l’équipe conseil de La Boutique de Gestion – Loïc Bodson –