Indemnité télétravail : l’ONSS et le Fisc s’accordent

Depuis la circulaire 2021/C/20, l’ONSS et le Fisc sont maintenant sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la possibilité d’octroi d’une indemnité pour couvrir les frais de télétravail. L’ONSS a effectivement décidé de suivre la circulaire fiscale en ce qui concerne la qualification de la mise à disposition de matériel et des remboursements dans le cadre des frais liés au travail à la maison.

Que faut-il entendre par télétravail ?

Par télétravail, il y a lieu d’entendre toute forme d’organisation et/ou de réalisation de travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière.

La notion de « locaux » doit être considérée dans un sens large et comprend les activités des travailleurs exercées normalement chez les clients ou sur un autre site (p. ex. dans un bureau satellite de l’employeur, c’est-à-dire un local décentralisé de l’employeur ou un local que l’employeur met à disposition du travailleur).

La circulaire concerne donc le télétravail effectué dans des locaux privatifs du travailleur.

Elle ne concerne que le télétravail qui est organisé dans le cadre de journées de travail normales. Elle ne règle donc pas l’hypothèse des travailleurs qui travaillent chez eux en dehors des heures normales de travail (p. ex. le soir ou le week-end).

A qui s’applique cette circulaire ?

La circulaire s’applique pour tous les travailleurs. Les dirigeants d’entreprise et les travailleurs soumis à des « régimes spéciaux » comme par exemple les cadres étrangers, le « salary split » (scission de la rémunération pour les travailleurs qui prestent dans plusieurs pays pour le même employeur) etc. ne peuvent pas y avoir recours.

Quel remboursement de dépenses propres à l’employeur est possible ?

Lorsqu’un employeur alloue une indemnité à un travailleur, celle-ci ne peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur non imposable que si cet employeur peut apporter la double preuve:

• que l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres;
• que cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.

L’employeur peut déterminer ces indemnités de manière forfaitaire, sans que celles-ci ne perdent le caractère de dépenses effectives lorsque leur montant a été établi d’après des normes sérieuses qui sont le résultat d’observations et de recoupements nombreux. Ces indemnités doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles. Sur la fiche n° 281.10 (revenus 2020), en regard de la rubrique b) du cadre 27 «renseignements divers», la mention «OUI – normes sérieuses» doit être reprise.

L’administration indique que, compte tenu de l’importance du remboursement non imposable de dépenses propres à l’employeur dans le cadre du télétravail, le montant total des indemnités devra toujours, à partir de l’année de revenus 2022, être mentionné dans le cadre «renseignements divers» de la fiche n° 281.10, en plus des informations déjà demandées. Ce principe sera d’application générale à partir de l’année de revenus 2022 pour tous les remboursements de dépenses propres à l’employeur et sera étendu à la fiche n° 281.20.

Il est à noter que les dépenses propres à l’employeur remboursées sur base d’un montant forfaitaire ne peuvent plus être prises en charge par l’employeur sur base de pièces justificatives réelles.

L’indemnité forfaitaire de bureau : quelle allocation pouvez-vous accorder et quels sont les coûts couverts ?

L’indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau. Il s’agit de tous les frais qui doivent être engagés régulièrement par le travailleur pour pouvoir exercer son travail à domicile de manière normale.

L’indemnité de bureau est d’un montant maximal de 129,48 euros par mois et pour les mois d’avril, mai et juin 2021, ce montant est augmenté à 144,31 euros par mois.

Sont par exemple compris dans l’indemnité de bureau :

• Usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
• Fournitures informatiques et d’impression (papier, clé USB, tapis de souris, encre, etc.) ;
• Fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, etc.) ;
• Approvisionnement de base telles que l’eau, l’électricité et le chauffage ;
• Frais d’entretien ;
• Frais d’assurance ;
• Précompte mobilier ;
• Café, eau, rafraîchissements.

Quelles sont les règles à respecter pour octroyer l’indemnité de bureau ?

Télétravail structurel et régulier

Le forfait (129,48 €) est accepté pour autant que les travailleurs effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison. Ils disposent alors, dans leur habitation d’un espace pour effectuer leur travail. Si le télétravail n’est pas structurel, l’employeur doit déterminer des normes sérieuses quant à l’octroi de l’indemnité et sera prudent d’introduire une demande de ruling auprès du SDA.

Pendant la période de télétravail rendu obligatoire ou recommandé par les autorités, L’indemnité de bureau peut être octroyée.
Voir les instructions sur le site Sécurité Sociale / Entreprise.

Equivalent d’une journée de travail par semaine (évaluation sur base mensuelle)

On parle de télétravail « structurel et régulier » lorsque le travailleur télétravaille l’équivalent d’1 jour par semaine (p. ex., une journée de travail complète par semaine, deux demi-journées de travail par semaine ou plusieurs jours comprenant quelques heures prestées pendant le temps normal de travail). Cette évaluation s’effectue sur une base mensuelle.

Anciennement, l’indemnité forfaitaire de bureau ne pouvait être allouée que si le travailleur effectuait du télétravail au minimum 5 jours par mois.

Prorata temps partiel pas obligatoire

Le montant forfaitaire s’applique pour les travailleurs tant à temps partiel qu’à temps plein (pas de réduction proportionnelle imposée).

Distinction entre les travailleurs autorisés si catégorie objective et justifiée

Par ailleurs, il est dorénavant possible d’accorder des montants différents d’indemnités de télétravail sur la base d’une justification objective. La distinction pourra être justifiée par la catégorie professionnelle des travailleurs ou par les circonstances réelles dans lesquelles le télétravail est organisé, sans qu’un ruling ne soit nécessaire.

 Cumuls possibles de l’indemnité de bureau :

Possibilité de cumuler l’indemnité de bureau avec l’achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique propres au travailleur.

L’administration admet le cumul de l’indemnité de bureau avec les remboursements de mobiliers de bureau et/ou de matériel informatique à condition que l’employeur :

• s’appuient sur des pièces justificatives réelles;
• soient liés à des investissements qui sont nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale.

Par ailleurs, l’employeur peut intervenir dans ces frais à condition de les rembourser dans un délai raisonnable couvrant une utilisation normale.

L’administration indique comme référence à une durée d’utilisation normale :

• 10 ans pour l’achat d’un siège, d’une table ou d’une armoire de bureau ;
• 5 ans pour l’achat d’une lampe de bureau fonctionnelle ;
• 3 ans pour l’achat d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner, d’un clavier, d’une souris, d’un casque téléphonique, etc…

Possibilité de cumuler l’indemnité de bureau avec la mise à disposition de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique

L’administration accepte que la mise à disposition de certains biens qui sont nécessaires pour exercer de manière normale l’activité professionnelle à domicile ne donne pas lieu à l’imposition d’un avantage de toute nature (ex. chaise de bureau).

Toutefois, l’administration indique que la mise à disposition déraisonnable de biens dépassant les besoins du télétravail (élément qui n’est manifestement pas utilisé à des fins professionnelles). Elle peut mener à un avantage de toute nature imposable (ex. mise à disposition d’une lampe de luxe).

Enfin, en ce qui concerne l’utilisation à des fins personnelles d’un PC, d’une tablette, d’une connexion internet, d’un téléphone mobile ou d’un abonnement de téléphonie fixe ou mobile mis gratuitement à disposition, les dispositions relatives à la détermination de l’avantage de toute nature restent normalement applicables.

Possibilité de cumuler l’indemnité de bureau avec d’autres montants forfaitaires comme les frais de pc (20 €/mois), d’internet (20 €/mois), autre élément (deuxième écran, imprimante, scanner : maximum 10 €/mois)

L’administration accepte bien entendu l’octroi de ces forfaits à condition que l’employeur n’intervienne pas d’une autre manière dans ces frais. Par exemple, en prenant en charge une partie de la facture relative à l’abonnement internet, prise en charge même partielle du prix d’achat du PC.

La nouveauté est la possibilité d’un défraiement pour les travailleurs qui n’utilisent pas leur propre PC. Mais d’un deuxième écran d’ordinateur et/ou une imprimante/un scanner propres. En effet, pour ceux-ci, vous pouvez dorénavant accorder un montant forfaitaire supplémentaire de 5 euros par mois par appareil utilisé. Et ce, avec un maximum de 10 euros par mois, pour une durée maximale de 3 ans.

Récapitulatif des différents remboursements de frais

Type de frais	Conditions d’exonération
Frais de bureau	129,48 € par mois (144,31 € pour les mois d’avril, mai et juin 2021)
Usage professionnel d’un PC privé (portable)	20 € par mois
Usage professionnel d’une connexion internet privée	20 € par mois
Usage professionnel d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner privés	5 € par mois par élément mais maximum 10 € par mois
Autres frais	A justifier sur base de frais réel

Sources

Circulaire n° 2021/C/20 relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail.
Instructions administratives de l’ONSS 2021/1 – instructions intermédiaires

Une brève préparée par l’équipe conseil de La Boutique de Gestion – Céline Mathieu –