Covid – Organisation des CA et de l’AG… face au second confinement.

Depuis le 29 octobre, les mesures prises pour éviter la propagation du COVID-19 empêchent à nouveau les rassemblements en présentiel, et compliquent donc l’organisation des CA et des AG. Dès lors, comment s’organiser ?

Un régime dérogatoire avait été prévu par l’AR n°4, adopté le 9 avril dernier, et qui avait fait l’objet d’une autre actualité sur notre site. Cependant, ce régime n’est à présent plus d’application.

Dès lors, comment organiser AG et CA à l’heure actuelle ?

Organe d’administration / Conseil d’administration

Concernant les réunions de votre CA, tout est déjà prévu dans le Code des sociétés et des associations (CSA), ou peut-être même dans vos statuts.

L’article 9:5 du CSA précise que le CA est un organe collégial. La collégialité implique donc que les points de vue de chacun soient échangés et débattus, et qu’en principe, l’échange à lieu « en direct ». Les outils permettant les vidéoconférences ou les conférences téléphoniques nous semblent donc garantir cette collégialité.

Par ailleurs, l’article 9 :9 précise également que « Les décisions de l’organe d’administration peuvent être prises par décision unanime de tous les administrateurs, exprimée par écrit, à l’exception des décisions pour lesquelles les statuts excluent cette possibilité ». Donc, si vos statuts ne l’interdisent pas, il est autorisé que certaines décisions se prennent « par écrit », l’écrit supposant que l’on puisse décider « à distance » et « en différé » (par exemple, par échange de mails étalés sur une certaine période). Dans ce cas, c’est important de le souligner, le CSA impose que ces décisions soient « unanimes ». Concernant ce type de décision par écrit, il s’agit donc :

• d’adopter un texte commun, qui ne soulève plus aucune contestation,
• de se ménager la preuve que chacun.e des administrateur.trice.s valide l’entièreté de ce texte, de manière explicite et sans réserve,
• et d’acter ensuite clairement la décision dans un PV de CA.

Donc, face aux mesures d’interdiction de rassemblement,et comme déjà précisé précédemment dans nos actualités, les réunions de CA peuvent se tenir :

• Soit par vidéoconférence ou conférence téléphonique
• Soit par échanges écrits et unanimes (mails ou autre écrit), pour autant que les conditions ci-dessus soient respectées.

Assemblée générale

Concernant l’organisation d’une AG, le CSA, tout comme la Loi de 1921, indiquent qu’elle doit être « délibérante ». Cela veut dire que, préalablement à chaque vote, les membres doivent pouvoir débattre, échanger leurs points de vues, et adresser leurs questions. L’organisation de réunions en présence physique d’un maximum de membres (ou de procurations), semble donc être l’unique mode de réunion pour cet organe.

En réalité, sauf interdiction contenue dans les statuts, et pour autant qu’il soit garanti qu’elle soit « délibérante », le CSA et la Loi de 1921 n’interdisent nullement d’organiser une AG via vidéoconférence ou conférence téléphonique.

Précisément, le régime dérogatoire de l’AR n° 4 prévoyait notamment la possibilité d’une procédure de vote à distance et par procuration, et donc « en différé ». Par ailleurs, ce même AR rappelait explicitement via son article 7, dernier § que les réunions d’AG à distance et « en direct » (et par exemple, en vidéoconférence) restaient tout à fait possibles.

Face aux mesures d’interdiction de rassemblement, et à défaut de régime dérogatoire à l’heure actuelle, les réunions d’AG doivent donc se tenir par vidéoconférence ou conférence téléphonique.Une fois les mesures sanitaires levées, nous vous encourageons évidemment à privilégier le mode présentiel, qui sur le plan de la gouvernance, reste la meilleure manière de mener une AG dans de bonne conditions.

Points d’attention pour la tenue de votre CA ou de votre AG en vidéoconférence

En cas d’organisation d’un CA ou d’une AG par videoconférence, soyez attentifs aux points suivants :

1. Le recours aux nouvelles technologies pourrait défavoriser certains membres ou administrateurs, moins bien équipés, ou ayant moins de compétences informatiques. Assurez-vous que chacun est correctement équipé techniquement et informez clairement vos administrateurs ou membres que la réunion se passera à distance.
2. Si la technique fait défaut, ou si votre AG (ou éventuellement votre CA) compte un grand nombre de membres et que la qualité des échanges ne sera pas garantie, interrogez-vous sur l’urgence réelle qu’il y a d’organiser cette AG ou ce CA. Si l’urgence n’est pas réelle, reportez la réunion en attendant de pouvoir la mener en présentiel.
3. lorsque le recours à l’outil informatique est choisi, allez vers des solutions de type « vidéoconférence », qui permettent l’échange de points de vue en direct, et l’interaction. En effet, quoi qu’il en soit, il faut que l’AG à distance soit la plus délibérante possible, et que le CA soit collégial. Précisément, faites en sorte que chaque membre puisse faire entendre sa voix et puisse adresser ses questions (oralement ou par écrit), et que cette voix et ces questions soient rendues accessibles, ou soient entendues par tous les autres membres. De la sorte, vous garantirez le débat.
4. Au moment de la conception de l’ordre du jour, triez scrupuleusement les points qui seront abordés. La loi impose de voter annuellement les comptes, la décharge et le budget dans les six mois de la clôture des comptes. A défaut de régime dérogatoire à l’heure actuelle (à l’instar de la prolongation de délai qui était rendue possible par l’AR N°4), ce sont donc ces points qui pourraient constituer l’urgence. A côté de ces sujets, n’ajoutez si possible que le strict minimum, et évitez bien évidemment les plus polémiques, ou ceux qui nécessitent une délibération approfondie.
5. Par ailleurs, ce CA ou cette AG à distance doit bien évidemment respecter toutes les conditions d’une AG au sens du CSA et de vos statuts. Vous devez donc respecter les dispositions qui concernent l’envoi des convocations, le délai d’envoi, l’ordre du jour, les documents afférents à l’ordre du jour, etc. Sont également d’application les quorums de présence et de vote mentionnés dans vos statuts (ou ceux qui sont à présent contenus dans le CSA et qui s’appliqueront en l’absence de précision dans vos statuts). Enfin, les règles prévues pour les procurations et définies par vos statuts s’appliqueront également, et il faudra faire une vérification scrupuleuse de l’identité des participants, et des procurations dont ils sont porteurs, avant d’entamer les débats.
6. Concernant les votes, prévoyez un procédé technique qui respecte vos statuts : vote secret, à main levée, exprimés oralement, etc. Il faut en tout état de cause que les votes soient exprimés de manière explicite, et si besoin, avec l’accord de vos administrateurs ou membres, modalisez la procédure de vote afin qu’elle soit la plus claire possible.
7. Enfin, une AG ou un CA à distance est une réunion comme les autres. Elle doit donc être actée dans un PV, à faire approuver par les membres ou administrateurs à l’issue de la réunion, comme pour toute AG ou tout CA en présentiel.

Un article préparé par l’équipe conseil de La Boutique de Gestion – Loïc Bodson –